Technische und organisatorische Maßnahmen

Zugangskontrolle

Anmeldung über E-Mail und Passwort oder über die Identitätsanbieter Google und LinkedIn. Passwörter werden ausschließlich mit einem anerkannten, für Passwörter geeigneten rechenaufwändigen Verfahren gespeichert (derzeit bcrypt), niemals im Klartext. Für Passwörter gelten in der Anwendung ausgewiesene Mindestanforderungen an Länge und Zeichenvielfalt. Sitzungen sind zeitlich befristet und laufen automatisch ab.

Zugriffskontrolle

Ein abgestuftes Rollenmodell mit hierarchischer Rechteschwelle (derzeit vier Rollen). Die Schnittstellen der Anwendung prüfen Zugehörigkeit und Rolle des Aufrufers, bevor eine Wirkung eintritt. Änderungen an Rolle oder Firmenzugehörigkeit entziehen bestehende Sitzungen sofort; die Prüfung erfolgt bei jedem Aufruf.

Trennungskontrolle

Daten verschiedener Auftraggeber sind logisch getrennt; jeder Zugriff ist an die Firmenzugehörigkeit des Aufrufers gebunden. Die Einhaltung wird durch automatisierte Prüfungen der Schnittstellen unterstützt.

Weitergabekontrolle

Der Zugriff auf die Anwendung erfolgt ausschließlich über HTTPS/TLS; für den Transport gilt mindestens TLS 1.2. Zugangsdaten zu angebundenen Diensten werden mit einem anerkannten symmetrischen Verfahren verschlüsselt gespeichert (derzeit AES-256 in einem authentisierten Betriebsmodus). Betriebsgeheimnisse liegen in einem Schlüsseltresor (Azure Key Vault), nicht im Quelltext.

Verschlüsselung ruhender Daten

Die Datenbank ist vollständig verschlüsselt (Transparent Data Encryption). Der Dateispeicher verschlüsselt alle abgelegten Dateien serverseitig. Die Schlüsselverwaltung liegt jeweils beim Betreiber der Plattform.

Schnittstellensicherheit

Eingehende Rückrufe angebundener Dienste werden anhand ihrer Signatur geprüft, gegen Wiedereinspielung abgesichert und auf die Adressbereiche des jeweiligen Anbieters beschränkt. Zugriffe aus angebundenen Systemen erfolgen über befristete, auf einzelne Berechtigungen beschränkte Token.

Pseudonymisierung

IP-Adressen werden zu Bewerbungen nicht im Klartext gespeichert, sondern nur als Hashwert, der unter Verwendung eines geheimen Schlüssels gebildet wird und ohne diesen nicht zurückgerechnet werden kann. In der Reichweitenmessung werden sie zuvor gekürzt; für beide Zwecke werden getrennte Schlüssel verwendet, sodass die Bestände nicht über die Adresse verknüpfbar sind.

Eingabekontrolle

Änderungen an Bewerbungen werden mit Zeitpunkt und handelnder Person protokolliert: Statuswechsel, Feldänderungen und Zuweisungen. Eingriffe von Plattform-Administratoren in Kundendaten werden gesondert protokolliert und erfordern eine Begründung.

Prüfung hochgeladener Dateien

Zugelassen sind die in der Anwendung ausgewiesenen Dateitypen (derzeit PDF, DOC, DOCX, JPG, PNG). Jede Datei wird serverseitig anhand ihrer Dateisignatur geprüft; stimmt diese nicht mit der angegebenen Endung überein, wird der gesamte Vorgang abgewiesen und nichts gespeichert. Es gelten die in der Anwendung ausgewiesenen Größenbegrenzungen je Datei und je Übertragung.

Schadsoftware-Prüfung

Hochgeladene Dateien werden im Dateispeicher automatisiert auf Schadsoftware geprüft (Microsoft Defender for Storage). Das Prüfergebnis wird je Datei festgehalten.

Missbrauchsschutz öffentlicher Endpunkte

Anmeldung, Registrierung, Anforderung und Einlösung eines Passwort-Links, Bewerbungseingang und Datei-Uploads sind ratenbegrenzt. Für die Anmeldung werden Fehlversuche sowohl je Konto als auch je Herkunft gezählt und nach Überschreiten einer Schwelle zeitweise abgewiesen; eine erfolgreiche Anmeldung setzt die Zählung zurück. Für Datei-Uploads gilt neben der Größenbegrenzung je Übertragung ein Mengenkontingent je Herkunft und Zeitfenster. Bewerbungsformulare tragen ein verstecktes Köderfeld gegen automatisierte Einsendungen, das serverseitig vor jedem Datenbankzugriff ausgewertet wird.

Betrieb in Rechenzentren der Microsoft-Azure-Plattform innerhalb der Europäischen Union; die Regionen je Dienst sind in der Liste der Unterauftragsverarbeiter benannt. Automatisierte Zustandsprüfungen für Anwendung, Datenbank und angebundene Dienste, mit Alarmierung bei Störungen.

Wiederherstellbarkeit. Datenbestände und Dateispeicher werden nach einem dokumentierten Verfahren gesichert; die Wiederherstellbarkeit wird regelmäßig überprüft. Das Verfahren, der Sicherungszyklus und die Aufbewahrungsdauer sind in einem gesonderten Sicherungs- und Wiederherstellungskonzept festgehalten, das Auftraggebern auf Anforderung vorgelegt wird.

Auftragskontrolle

Unterauftragsverarbeiter werden nach festen Kriterien ausgewählt, vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebunden und in einer geführten Liste dokumentiert.

Löschung

Bewerbungen werden nach Ablauf der vereinbarten Frist automatisiert anonymisiert; die hochgeladenen Unterlagen werden dabei gelöscht.

Betroffenenrechte

Für jede Bewerbung kann ein Auskunftsauszug erzeugt werden; er steht im Aktionsmenü der jeweiligen Bewerbung zur Verfügung. Die Entfernung der Daten einer einzelnen Bewerbung wird unmittelbar ausgeführt: die hochgeladenen Unterlagen werden gelöscht, Name, Kontaktdaten, Formularantworten und Herkunftsmerkmale werden anonymisiert. Es verbleibt eine Zeile ohne Bezug zu einer bestimmten Person, damit die Auswertungen des Auftraggebers nicht rückwirkend lückenhaft werden.